Regulamin Zapytania Aukcje Rejestracja w bazie dostawców Zaloguj

Data wygenerowania zapytania ofertowego: 2026-05-04

Cersanit S.A.

Al. Solidarności 36

25-323 Kielce

NIP: 5640001666

Kupiec:

Magdalena ...

ZAPYTANIE OFERTOWE NR SRM/365243

SZANOWNY OFERENCIE

W tym zapytaniu możesz złożyć ofertę bez konieczności logowania się do platformy zakupowej.
Kliknij na końcu poniższej karty przycisk Złóż ofertę i kontynuuj zgodnie ze wskazówkami.

Tytuł zapytania

Treść zapytania:

Szanowni Państwo,

w imieniu Grupy Cersanit zapraszamy do udziału w postępowaniu ofertowym dotyczącym wyboru dostawcy kompleksowego rozwiązania e-teczek pracowniczych (electronic employee files), obejmującego digitalizację dokumentacji, wdrożenie systemu oraz integrację z funkcjonującymi systemami HR w środowisku międzynarodowym. 

Prosimy o złożenie oferty zgodnie z informacjami oraz wymaganiami przedstawionymi w dalszej części niniejszego zapytania ofertowego.

I. Zakres zamówienia
Zakres zamówienia obejmuje wdrożenie kompleksowego rozwiązania e-teczek pracowniczych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na terytorium Polski.
1. Digitalizacja dokumentacji pracowniczej:
a) skanowanie dokumentacji pracowniczej,
b) indeksowanie, klasyfikacja i metadane,
c) odwzorowanie struktury akt zgodnej z obowiązującymi przepisami,
d) kontrola jakości i kompletności zdigitalizowanych danych.
2. Wdrożenie systemu e-teczek:
a) dostarczenie systemu do zarządzania elektroniczną dokumentacją pracowniczą,
b) zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy i RODO,
c) mechanizmy wersjonowania, audytu oraz kontroli dostępu,
d) możliwość podpisu elektronicznego dokumentów,
e) przechowywanie dokumentów zgodnie z wymogami archiwizacji,
f) zarządzanie uprawnieniami.
3. Integracja systemu e-teczek:
a) integracja z istniejącymi i nowymi systemami HR/payroll,
b) API / integracje plikowe / middleware,
c) automatyczna synchronizacja danych pracowniczych,
d) możliwość eksportu danych (vendor lock-in avoidance),
e) możliwość dalszej rozbudowy.
4. Funkcjonalność systemu e-teczek:
a) powiadomienia i kontrola terminów (automatyczne przypomnienia, monitorowanie ważnych dat i braków dokumentów),
b) automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie szablonów oraz funkcja tworzenia własnych szablonów,
c) workflow (ścieżki akceptacji),
d) automatyczne przypisywanie dokumentów do odpowiednich części akt,
e) OCR i AI - rozpoznawanie danych ze skanów i ograniczenie ręcznego wprowadzania danych,
f) zaawansowane wyszukiwanie dokumentów (np. po nazwie, dacie, statusie, metadanych),
g) eksport dokumentów z możliwością wyboru zakresu oraz formatu danych,
h) funkcja dodatkowych folderów do przechowywania dokumentów pracowniczych wykraczających poza ustawowe części akt osobowych.

II. Dodatkowy zakres zamówienia (opcjonalny)
Informujemy, że mile widziane będzie, aby oferowane rozwiązanie posiadało zdolność do rozszerzenia funkcjonalnego i prawnego umożliwiającego jego wdrożenie również na rynkach zagranicznych, w szczególności w Rumunii oraz w Niemczech, z uwzględnieniem lokalnych wymogów prawnych, językowych oraz organizacyjnych.

W związku z powyższym Oferenci proszeni są o:
a) wskazanie, czy oferowane rozwiązanie umożliwia wdrożenie w ww. krajach,
b) opisanie zakresu dostosowania systemu do przepisów lokalnych,
c) określenie ewentualnych dodatkowych kosztów oraz warunków realizacji wdrożeń zagranicznych (jeśli dotyczy).

Powyższe kryterium nie stanowi warunku obligatoryjnego, lecz będzie traktowane jako dodatkowy atut oferty.

III. Wymagane elementy oferty - część kosztowa
1. Oferent zobowiązany jest do przedstawienia w ofercie pełnych i kompleksowych kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności kosztów wdrożenia oraz utrzymania systemu z uwzględnieniem skali organizacji (ok. 3000 pracowników).
2. Oferent zobowiązany jest do przedstawienia wyceny z co najmniej następującym podziałem:
a) etap digitalizacji dokumentacji pracowniczej,
b) etap wdrożenia systemu e-teczek (wraz z integracjami i uruchomieniem systemu),
c) koszty utrzymania systemu (w podziale na opłaty cykliczne, w szczególności licencje, wsparcie, utrzymanie, aktualizacje),
d) koszty opcjonalne (jeśli dotyczy).
3. Wycena powinna obejmować wszystkie elementy niezbędne do prawidłowego działania rozwiązania.
4. Wszelkie założenia wpływające na wycenę (w szczególności dotyczące wolumenów, liczby użytkowników, zakresu integracji oraz modelu licencyjnego) muszą zostać jednoznacznie wskazane przez Oferenta w ofercie.

IV. Wymagane elementy oferty - część pozakosztowa
1. Opis funkcjonalności systemu.
2. Wymagania techniczne.
3. Model wdrożenia (chmura / on-premise).
4. Czas realizacji projektu (harmonogram lub jego zarys).
5. Warunki serwisu i wsparcia technicznego (w tym SLA).
6. Opis sposobu integracji z systemami HR/payroll.
7. Informacja o możliwościach rozwoju i skalowalności rozwiązania.
8. Referencje lub przykłady wdrożeń.

V. Sposób złożenia oferty na platformie zakupowej
1. W ramach składania oferty na platformie zakupowej Oferent zobowiązany jest do wpisania wartości 1,00 PLN w tabeli produktów.
2. Szczegółowa wycena powinna zostać przedstawiona w załączonej do oferty dokumentacji Oferenta. Zamawiający rekomenduje przedstawienie wyceny w formie tabelarycznej.

VI. Dodatkowe informacje
1. Na dalszym etapie postępowania możliwe będzie przekazanie szczegółowych danych (wolumen dokumentów, dokładna liczba pracowników, systemy HR).
2. Zastrzegamy możliwość kontaktu z wybranymi Oferentami w celu doprecyzowania oferty oraz przeprowadzenia prezentacji rozwiązania.

---

UWAGA!!!
Prosimy o uważne zapoznanie się z załącznikami do niniejszego Zapytania Ofertowego, w szczególności z dokumentem pn. "Wymagania Dokumentowe".

Składając ofertę w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe, Oferent potwierdza, iż jest świadomy, że:
1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Ogólnych Warunków Zakupu obowiązujących w Cersanit S.A., Kodeksu cywilnego oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. W zakresie nieuregulowanym odmiennie przez Strony w ramach niniejszego postępowania ofertowego, do realizacji Umowy mają zastosowanie postanowienia OWZ. Złożenie oferty traktowane jest jako pełna akceptacja OWZ przez Oferenta.
3. Wybór oferty stanowi zawarcie Umowy pomiędzy Stronami.
4. Postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Komunikacja w toku postępowania odbywa się za pośrednictwem platformy Logintrade, drogą mailową z Kupcem bądź z osobą odpowiedzialną merytorycznie za dane zapytanie.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty w przypadku: niespełnienia warunków określonych w treści zapytania, braku wymaganych dokumentów, rażąco niskiej ceny, trwających sporów z Oferentem, podania nieprawdziwych informacji lub powiązań osobowych/kapitałowych z Zamawiającym.
7. Zamawiający może unieważnić postępowanie na każdym jego etapie, bez konieczności podania przyczyny.
8. W przypadku, gdy przedmiot postępowania i prawo rządzące umową wymaga, aby umowa została zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności (np. utwór, licencja wyłączna, inne prawa w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych lub Prawa własności przemysłowej) warunkiem zawieszającym zawarcia Umowy jest doręczenie Zamawiającemu, w terminie 7 dni, podpisanej umowy przenoszącej właściwe prawa, zgodnej ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego. Umowa musi zostać zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności (np. podpisana własnoręcznie lub kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi) zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez pełnomocnika (wraz z ważnym pełnomocnictwem). Umowę należy przesłać w jako plik elektroniczny zawierający kwalifikowane podpisy elektroniczne, lub w oryginale na adres: Cersanit S.A., Al. Solidarności 36, 25-323 Kielce, z dopiskiem imienia i nazwiska osoby prowadzącej postępowanie oraz jako skan na podany adres e-mail. Brak doręczenia Umowy skutkować będzie nie dojściem umowy do skutku.

Oferent, składając ofertę, oświadcza, że:
1. Nie podejmował, nie podejmuje i nie będzie podejmować żadnych działań o charakterze korupcyjnym, w szczególności związanych z oferowaniem, przyjmowaniem, wręczaniem lub żądaniem korzyści majątkowych bądź osobistych w związku z niniejszym postępowaniem.
2. Nie znajduje się na liście sankcyjnej, o której mowa w ustawie z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835).
3. Nie współpracuje z podmiotami mającymi siedzibę lub prowadzącymi działalność na terytorium Federacji Rosyjskiej lub Republiki Białorusi, ani z podmiotami powiązanymi z nimi kapitałowo lub osobowo – w zakresie objętym wskazaną ustawą sankcyjną.
4. Jest rzetelny, wypłacalny oraz posiada wymagane doświadczenie i stosowne uprawnienia do realizacji przedmiotu zamówienia.

Dokumenty, które należy załączyć do oferty (dopuszczalne są wersje skanowane):
1. Aktualny wyciąg z KRS lub CEIDG.
2. Pełnomocnictwo dla przedstawiciela Oferenta – podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji.
(załącznik: 4_pełnomocnictwo_dla_dostawcy_wzór_poa_for_supplier_model_pl_eng.docx)
3. Oświadczenie o posiadanym statusie przedsiębiorcy – podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji.
(załącznik: 5_oświadczenie_o_statusie_przedsiębiorcy_statement_about_entrepreneurship_status_pl_eng.docx)
4. Oświadczenie o powiązaniach z Grupą – podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji.
(załącznik: 6_oświadczenie_o_powiązaniach_declaration_of_connections_pl_eng.docx)
5. Oświadczenie Kontrahenta w kontekście przestrzegania obowiązujących Sankcji.
(załącznik: 9_oświadczenie_sankcyjne_PL.docx)

W przypadku braku wcześniejszej współpracy z naszą Spółką, prosimy dodatkowo o załączenie (w formie skanu):
1. Dokumentu potwierdzającego aktywność podatkową.
2. Oświadczenia o rachunku bankowym – podpisanego zgodnie z zasadami reprezentacji.
(załącznik: 7_oświadczenie_o_rachunku_bankowym.pdf)

Dopuszczamy złożenie oferty bez dołączania powyższych dokumentów, natomiast Oferent powinien być gotowy do uzupełnienia tej dokumentacji w późniejszym terminie. Brak dokumentów będzie podstawą do odrzucenia oferty.

---

Magdalena Gajda
Category Buyer
tel. 603 609 825
Magdalena.Gajda@cersanit.com

Produkty:

Lp. Nazwa produktu Ilość Jednostka Indeks Załącznik/Link Uwagi
1. System HR e-teczki pracownicze 1 szt. ind_1 Czytaj

Dodatkowe warunki formalne:


Pytania do postępowania w ramach zapytania ofertowego "Cersanit/HR/Kompleksowe rozwiązanie e-teczek pracowniczych"

Lp. Tytuł pytania Data wysłania pytania Status
Brak wyników do wyświetlenia

Dodatkowe pytania do oferty



Załączniki:

Załączniki dostępne po zalogowaniu


Waluta: PLN

Data i godzina rozpoczęcia przyjmowania ofert:

- - :

Data i godzina zakończenia przyjmowania ofert:

- - :

Data i godzina zakończenia zadawania pytań:

- - :

Uwaga:

1. Nasza firma wykorzystuje Platformę zakupową Logintrade jako narzędzie do kontaktów z dostawcami.

2. Oferty handlowe przyjmowane są tylko przez platformę zakupową.

3. Rejestracja w bazie dostawców naszej firmy, przeglądanie zapytań ofertowych oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne.

4. Jeśli nie posiadasz konta na platformie zakupowej Logintrade zarejestruj się w bazie dostawców w celu otrzymania loginu i hasła do swojego konta. Jedno konto dostawcy umożliwia otrzymywanie zapytań ofertowych od wielu kupców.

5. Aby przeglądać zapytania ofertowe od firmy, która je złożyła, musisz być zarejestrowany w jej bazie dostawców.

6. Regulamin Platformy zakupowej jest dostępny w panelu rejestracyjnym.



Złóż ofertę